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高校财务信息化建设思考

作者:杨静,祁建松 更新时间:2017-9-10 11:15:28

【摘要】高等教育改革所带来的资金来源渠道多元化、财务信息统计和需求口径多样化、结算方式滞后、财务信息共享性较低、报销业务流程繁琐等一系列问题,都有待于通过强化财务信息化来解决。本文通过分析Z 大学财务信息化建设中实际存在的问题,提出了加快信息化建设的建议和实施步骤以供参考。

【关键词】高校 财务信息化 财务管理

一、引言

2013 年,教育部公布《教育部关于开展“教育经费管理年”活动进一步用好管好教育经费的通知》(教财〔2013〕3 号),对于财务信息化提出明确要求:推动信息化建设。各地要建立并不断完善教育经费基础信息库;要运用现代信息技术手段,推动建立“纵向到底,横向到边”的扁平化网络管理系统;要建设经费监管信息系统,加强对学校财务实时监控和数据分析,全面提高信息化管理水平。

高等教育正在面临新的发展形势,这就对高校财务管理提出了新的要求,而要把日益增加的财政教育投入管理好、使用好,高校财务信息化建设必须在形势上、技术上适应发展需要。这不但关系到教育经费使用的效率与安全,更关系到高校整体发展的全局,是高校信息化建设的重中之重。财务信息化是高校实现全面现代化与信息化的重要组成部分。财务工作的创新发展将解决传统会计工作输入输出的瓶颈,不断完善财务管理的科学性、财务信息的安全性、信息传输和处理的及时性等,提升财务工作的整体服务水平。

随着财政预算管理制度的改革及网络信息技术的发展,原来手工环境下的会计数据采集、处理、存储和传输方式发生了巨大的变化,高校财务管理工作正由初级的会计手工核算模式向高级的财务信息化管理模式转变。如何能够充分地利用信息技术和人力资源,及时适应新形势下全面预算模式、资金支付模式、对外服务模式、信息传递模式的改变,实现业务处理高效智能、信息资源高度共享、构建无现金收付体系、数据发布及时准确的最终目标,是高校财务工作目前需要面对的重要问题。本文以Z 大学为例,通过借鉴其他院校先进的财务信息化建设经验,分析该校信息化建设中存在的问题,以便更好地规划和实施财务信息化建设。

二、高校财务信息化建设现状分析

大学信息化建设的特点不同,软硬件是否到位、复合型人才是否配备、资金是否充裕及校领导是否大力支持都对信息化建设起着至关重要的作用,参照其他高校已初具规模的信息化建设成果,Z 大学财务信息化建设过程中主要存在以下问题:

1. 软件品牌不同,不利于实现财务信息共享

Z 大学各职能部门使用的软件系统相互独立、品牌不一,如数字化校园平台为金智软件,教务系统为强智软件,科研系统为易普拉格软件等,而财务系统使用神州浩天科技公司开发的天财财务软件。要打破财务信息“孤岛”的现象,必须与各个职能部门使用的软件高度集成。需要财务软件开发商与其他软件公司的开发商商议接口事宜。不同公司开发软件的数据结构和底层代码各不相同,因此给软件高度共享带来一定的困难,各个公司需要互相了解对方软件的运行和开发方式,经过测试后才能实现系统的无缝对接。

2. 缺乏专业的复合型人才

专业复合型人才是高校财务管理信息化发展建设中的重要因素。财务处招聘的技术人员专业背景呈两极分化,计算机专业的员工会计知识匮乏,而具有会计专业背景的员工计算机水平欠缺。专业计算机人员只能进行基本的网络环境构建和数据库维护的工作,对于财务系统中各个账表之间、账账之间的勾稽关系难以理解,一旦系统运行中出现问题,无法及时发现出错的关键环节。

3. 财务信息化系统应用普及不到位

预约报账系统、统一支付平台及薪酬申报等系统的使用,使制单角色发生了转移,原来面对面报销模式下,需要制单会计先查询是否有相应的支出部门和支出项目,再核实项目余额是否足够及支出范围是否合理,最后录入凭证保存打印单据。而使用信息化系统后,原来的查验制单工作都由系统自动限制,制单人员转换为复核人员,由报销者本人录入需要报销的信息,会计人员只需复核录入的信息和原始凭证的附件是否一致及合规即可。这种应用模式的转变,需要对报销人员进行多次系统使用培训,但是使用者不能很快接受这种职责的转变,甚至认为应该财务人员做的业务转嫁给了报销人员,一时很难接受这种新的理念,造成信息系统难以推广和普及。

4. 缺乏安全的网络环境

高校在实施财务网络化管理和数据资源共享的同时,加大了财务系统受攻击的风险。一方面,现阶段高校正在使用的教务系统、资产管理系统、科研系统等,都需要财务系统开放接口与其对接,教师和学生用户对财务相关系统的访问,也要求不受时间和地点限制,财务信息的公开性和共享性,决定了财务系统更加容易受到黑客入侵和病毒感染。另一方面,大部分高校的财务处没有独立的机房,仅使用局域网设备进行内部管理,而有关对外申报的服务器及相关网络安全设备,都放置于网络中心托管,网络中心至财务处之间的网络经过多个交换机,增加了易出安全问题的风险点,加上学校经费紧张,没有足够的经费购买服务器的正版操作系统和杀毒软件,财务数据存在着安全隐患。

5. 软件开发公司提供技术支持不到位

各高校都在紧锣密鼓地实施信息化建设,而软件开发公司技术支持人员有限,很难对各高校的需求及时响应,也不能对使用过程中发现的系统漏洞及时修正并发布补丁程序。实施人员仅对软件功能熟悉,缺乏硬件环境搭建及网络技术相关知识,经常因为调试各软件之间的网络连通问题影响软件实施进度。对高校使用者进行专业性和有针对性的培训较少,只能依靠财务人员在使用过程中探索新功能,造成一些常用系统功能闲置,或者操作方法不当影响系统发挥应有的作用。

三、高校财务信息化建设建议对策

上述各业务部门软件品牌众多,软件开发公司技术支持不到位的问题,是造成Z 大学信息化进度缓慢的客观原因,仅靠财务处自身的努力很难解决。利用现有的网络环境和资源,兼顾学校财务人员状况及教职工的接受能力,为财务信息化建设制定可行性实施方案,克服实施过程中出现的各类困难,需要采取以下措施:

1. 建立科学合理的财务软件编码体系

财务管理系统是由不同类别的代码搭建而成的,包含辅助账管理中的部门、项目代码、额度管理代码、项目类型代码、项目分类代码等,而账务系统中需要设置科目代码,经济分类代码及功能分类代码。除了科目、经济分类、功能代码高等学校会计制度给定了编制参照依据,其他辅助账中的代码都需要各高校结合自身实际情况来设置,而科学合理、方便记忆的代码,不仅能提高传输、处理财务数据的效率,方便各类口径财务报表生成,也为实现财务信息的交换和共享奠定了良好的数据基础。

2. 梳理财务核算系统与各个系统间的关联关系

所有软件都是以财务核算软件为核心发展起来的,无论是收费软件还是工资软件及其他各类辅助软件,最终都要再汇总至财务核算软件中并生成凭证。各个系统之间的融会贯通需要调用财务软件中不同的数据,如网上查询系统能够查询项目负责人项目的收支明细,需要在财务系统中将项目与项目负责人工号一一对应,而项目负责人的工号是从工资系统中传输的,这样教工通过工号登陆网上查询系统后,不仅能查到工号所对应的工薪收入,还能查询到负责项目的收支信息;预约报账系统需要调用账务系统中的项目余额,项目可用科目及支出经济分类,需要在账务系统中提前设置好报账模板,保证报账生成凭证的正确性。各个系统之间的联系错综复杂,要提前梳理财务系统与各个系统的关联关系,保证各类调用模板设置的全面性与正确性,保障财务信息化工作的顺利实施。

3. 重新构建会计信息化环境下内部控制体系

随着会计信息化程度越来越高,原有的职责分工和内部控制方法发生了变化,内部控制的范围扩大,内部控制的工作重点发生了改变,原有手工环境下的内部控制已不再适应新的环境,需要重新构建会计信息化环境下的内部控制规范,建立严格的授权体系,分清权责,加强数据、程序及网络安全控制,最大限度地提高会计信息质量,防止会计舞弊的发生。

4. 加强财务信息化系统培训

财务相关系统对外开放使用,不仅简化了报销流程,实现了无现金收费,也解决了手工核税速度慢、易出错等问题,提高了工作质量。但在软件使用初期,使用者不可避免地会遇到各种问题,有软件自身的问题,也有使用者操作不当产生的问题。要加强与软件开发公司的沟通,定期参加软件公司举办的各类系统培训,熟悉财务系统各项功能,系统管理员及相关系统管理人员,需要针对系统操作应用和出现的典型问题,编制系统说明书和操作手册,在财务处内部起到良好的示范和带头作用,使会计人员了解各个系统,在学校范围内推广系统应用,组织各二级部门财务报销人员的操作培训,使全校接受财务信息化理念,真正享受到财务信息化的成果,提高对财务工作的满意度。

5. 加强网络安全维护工作

在学校资源相对宽松的情况下,给财务处提供独立的机房和设备方便维护,与网络中心交换机直连光纤接口,减少中间环节。配备安全设备防止病毒侵害和黑客攻击,借助数据存储一体机进行数据实时备份,财务局域网内部安装、内部管理,限制客户端通过存储介质随意导入数据及浏览非法网站。

6. 分阶段稳步实施

财务信息化建设不是一蹴而就的,建设过程中需要结合本校数字化建设进度、财务人员的专业水平及教职工对信息化的接受程度,科学规划实施步骤,以更好地为教师服务为总原则,循序渐进地实现财务信息化的目标,结合Z 高校实际情况,分三期实现财务信息化建设目标。

一期建设。硬件方面:服务器和交换机、存储一体机及UPS 电源,搭建财务局域网,实现财务各子系统之间的数据访问和信息共享,定期向查询系统数据库传输数据。软件方面:搭建财务核算子系统包括财务管理平台、票据管理系统、学生收费系统、工资核算系统、个人所得税管理系统、网上查询系统以及内网管理软件、杀毒软件。建设目标:改变传统的手工模式,实现账务处理、收费管理及薪酬发放全部通过软件计算并处理,同时教职工和学生可以通过网上综合查询系统进行项目收支明细和学费缴费记录的查询。

二期建设。硬件方面:安装网闸及防火墙保障数据传递过程中的安全性,配备数据存储设备,实现异地备份及实时备份防止数据丢失,搭建校园局域网,实现财务各系统之间的信息共享。软件方面:搭建以网银支付平台实时互联的收入和支出体系:“统一支付平台”实现无现金收费,“银校互联系统”实现无现金支付;预约报账系统减少排队等候时间,规范报销流程;单点登陆平台,实现各类财务业务系统集成,只需用户名和密码就能对所有财务活动进行统一管理。建设目标:财务系统对外开放使用,财务人员的角色逐渐由核算型向管理型转变。实现财务核算系统和银行支付系统的无缝对接,网上支付平台和收费系统的无缝对接,教职工报账摆脱时间和空间的限制,借助单点登录平台为教职工提供全面的财务信息查询及财务相关系统使用的服务。

三期建设。硬件方面:配备安全级别更高的网络安全产品及存储设备。软件方面:安装预算管理系统、科研管理系统,集成财务单点登陆平台至校园信息门户,定制各种手机APP 财务软件。建设目标:实现全面预算管理,以财务预算系统为中心,基建、维修、科研、专项资金等预算都通过网上申报,提高预算的准确性和全面性;构建与其他业务互联互通的信息传递体系,以财务管理软件为核心,开放与教务、人事、科研、学工等软件系统的接口,实现数据高度集成和共享,打破传统的信息孤岛;提高财务的服务力和透明度,利用信息交互平台、财务查询平台、手机APP、网上查询系统等,方便教职工对日常经费进行管理,提供实时、准确的财务信息,为提高决策效率提供数据支持。

三、结语

高等教育改革所带来的资金来源渠道多元化、财务信息统计和需求口径多样化、结算方式滞后、财务信息共享性较低、报销业务流程繁琐等一系列问题都有待于通过强化财务信息化来解决。高校财务管理工作向规范化、智能化的方向发展是必然趋势,高校必须充分认清目前财务工作面临的机遇和挑战,科学规划、循序渐进地攻破信息化建设中的难题,加快财务信息化的建设步伐,使高校财务管理工作迈向新的水平。

参考文献

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