论文代写常见问题 | 论文代写在线留言欢迎光临第一论文网,权威的论文发表,论文代写平台,我们将竭诚为您服务!
您的位置: 第一论文网 -> 本科毕业论文 -> 文章内容

快速导航

赞助商链接

办公自动化在档案管理中的运用

作者:第一论文网 更新时间:2017-8-13 10:01:12

尹鸿铭

(乐山电力股份有限公司,四川乐山614000)

[摘要] 伴随着经济的发展,社会的进步,我国的电力企业规模在不断地壮大,业务能力也有所增强,因此信息化对电力企业的档案管理有了更高的要求。企业需要急切对原有档案管理系统进行完善,建立起科学高效的新型管理系统,以此提高企业工作效率,从而真正实现以资本为纽带的管理模式。

[关键词] 办公自动化;电力企业;档案管理

[中图分类号] C931.4 [文献标识码] A [文章编号] 1002-8129(2017)02-0063-03

档案对于企业有着非常重要的作用,是企业的重要信息资源。就目前情况来说,我国企业的档案管理工作,已由原来的单一管理慢慢地发展到多种类型的档案管理。近几年,随着信息化程度加强,企业越来越重视档案管理工作,也对其提出更高的要求。

办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,是新技术革命中一个技术应用领域,属于信息化社会的产物[1] 。办公自动化系统主要是为了达到办公自动化、信息资源化和流程规范化的目的,这样可以提高企业工作人员的工作效率,给企业档案管理避免不少麻烦,还可以增加企业利润。办公自动化管理系统的核心,是企业公文的处理和行政事务的管理,还包括负责提供信息通知和服务等,因此在企业的档案管理中发挥着重要的作用。

一、办公自动化运用对电力企业档案管理的影响

电力企业在管理人员信息时,通常会采取建立档案的方式,有的会买一些特定的管理软件。这些软件有的并不符合我国的电力企业发展情况,不仅在操作方面有些难度,往往还会出错,常常达不到预期效果。建立档案的方法属于传统的纸质办公方式,在科技如此发达的今天,不免显得落后、效率低下、速度慢,更重要的是较难协调,跟不上日常快节奏的工作,因此在电力企业中,档案管理的方式运用得效果并不理想,必须加快档案管理的办公自动化进程。办公自动化对于档案管理的影响如下:

(一) 提高档案管理的效率和质量

在电力企业中,档案管理的工作主要是对档案进行搜集、整理、鉴定、统计、收录等。工作人员在管理时,工作量大,容易出错,如果把办公自动化运用到档案管理中,工作人员就可以利用计算机实现办公自动化管理,可以提高工作效率。并且,利用计算机处理过的档案信息存储在计算机中,回访资料也变得简单方便,这都是传统手工记录档案所不可及的。

(二) 实现档案管理的现代化转型

以前的电力企业,对于档案的管理有采取保密的方式,一般是档案的接收和保管,缺乏主动性。而传统的档案管理方式让档案信息不能被共享,查阅起来困难较大,这样档案就被搁置,没有多大现实意义,而利用办公自动化技术,可以实现对档案的共享。档案管理实施办公自动化之后,可以避免对档案进行再描述的麻烦,还可以直接被使用,改变了档案利用率低的情况,有着很大的现实意义。

二、办公自动化技术在电力企业中的现实意义

在当今世界经济和社会发展中,信息化是趋势所向。信息化可以保障企业从原来的粗放型经验管理模式转向以信息技术为基础的新型管理模式,不仅可以进行科学的数据分析,减少失误,并且也可以帮助企业在变幻莫测的市场中争得一席之位,实现企业资源的合理配置,最终实现经济效益最大化的目标。现代电力企业管理的核心是决策,信息化的自动系统能有效帮助企业领导分析相关数据,做出科学合理的决策,帮助企业降低在决策中的风险[2] 。

企业在实施办公自动化的过程中,需要结合企业的实际情况,不仅要考虑到企业的整体架构、技术实现思路和功能细节等,还要做出相应的规划。因此可以看出,只有把办公自动化技术应用到电力企业档案管理中,才可能建立科学合理的管理系统,把工作人员和相关工作统一到一个平台内,才能实现信息平台建设,从而提高工作人员的办公效率和企业领导者的管理水平。

三、办公自动化运用到档案管理的建设目标和原则

根据电力企业档案管理的情况,实施办公自动化可以帮助领导者有效管理企业的工作人员,保证企业的管理方式可以得到贯彻落实,保障所有的管理都有章可循,这样可以提高企业的管理水平,全面提高企业的综合竞争力。同时,办公自动化的管理系统要求坚持以人为本的理念。

(一)建设目标

1.提高个人办公效率。根据电力企业的实际人员状况,把办公自动化技术运用到档案管理中,可以对企业人员自动进行的信息筛选,坚持以人为本的理念,选择最合适的人选去办公,从而促使电力企业人员提高工作效率。

2. 提升工作人员的执行能力和应变能力。企业还需要提高执行力和应变力。办公自动化运用到档案管理中,初步实现了信息自动化,但在这其中难免会出现一些突发事件,比如计算机出故障、被病毒入侵等,所以,还要有一定的应变能力。比如,使用“工单管理”的功能,就可以对工单事项进行管理,更可以有效地避免遗漏和疏忽的问题,但还要对工单工作进行监督,从而提升业务部门的执行能力和应变能力。

(二)建设原则

办公自动化系统是一个信息量大、使用频率较高的内部系统,在运用到企业档案管理的过程中,一定要全面考虑,保证系统顺利运行。

在办公自动化系统的设计时,要结合电力企业自身特点和业务要求,要满足统一规划,加强合作原则、可升级等需求,还必须适应企业未来的发展需求。为了保障系统实施的安全和规范,在系统实施中必须严格符合电力行业的国际和国家标准,并且,还要考虑各种各样的风险,采取相应的措施,再根据风险的大小,采取相对应的措施,提出最优性能价格比的方案[3] 。

综上所述,在电力企业的档案管理中使用办公自动化技术是时代发展的趋势,其不仅改变了传统的档案管理方式,具有一定的创新意义,更重要的是还提高了工作人员的工作效率和企业领导者的管理水平,从而节省人力资源,推进电力企业单位“无纸化办公”的进程。

[参考文献]

[1]何英.电力企业文书档案的管理及利用分析[J].黑龙江档案,2013,(06).

[2]耿庆峰.办公自动化在电力企业管理过程的应用[J].信息与电脑(理论版),2013,(10).